شهروند ۱۱۷۹-۲۹ می ۲۰۰۸
Modern Business Management
مباحث مدیریت

طی مقالات گذشته به بحث و بررسی شرایط و ویژگیهای مدیریت در یک سازمان پرداختیم. در این هفته با توجه به اهمیت شرایط محیطی کسب و کار و نحوه اطلاع از تغییرات آن در انجام مدیریت موثر در یک مجموعه اقتصادی، و لزوم عکس العمل و تصمیمات مناسب از سوی مدیران، به این موضوع می پردازیم.

تغییرات محیطی کسب و کار
همان طوری که میدانیم، امروز مدیریت یک سازمان و مسائل مرتبط با آن (بویژه در سازمان و شرکت های بزرگ)، صرفا به محدوده جغرافیایی یک کشور محدود نمی شود. مدیران امروز می بایست از اتفاقات و مسائل و اخبار در سطح جهانی مطلع باشند و در جهت سیاست گذاری ها و تعیین اهداف سازمانی به آنها توجه نمایند. چرا که دامنه کسب و کار امروز که در گستره جهانی قرار گرفته است، این ضرورت را ایجاب میکند.
امروز شاهد هستیم که Mc Cain Foods که مرکزیت آن در New Brunswick قرار دارد، محصولات غذائی خود را در انگلیس عرضه میکند. شرکت Bombardier که دفتر مرکزی آن در مونترال است، ترن های مربوط به سیستم متروی شهرهایی مانند نیویورک و لندن را میسازد. شرکت سوئیسی ABB تجهیزات نیروگاهی جهت کشورهای کره جنوبی و مالزی برقرار میسازد، و یا فعالیت های خود را در بریتیش کلمبیا با مشارکت Norske Canada توسعه میدهد.
چند سال قبل، Pierre Trudeau از نخست وزیران قبلی کانادا، مقایسه شرایط اقتصادی کانادا را در همجواری با امریکا به خوابیدن در کنار یک فیل تشبیه کرده بود، اما در شرایط حاضر در قرن ۲۱ ، بایستی این تشابه را در حد و اندازه تمامی کشورهای دنیا و در گستره جهانی در نظر گرفت. چرا که فرضا تغییرات در بازار سهام ژاپن میتواند تاثیرات قابل ملاحظه ای در سهام سایر کشورها داشته باشد، و یا تغییر در نرخ برابری دلار امریکا و کانادا میتواند اثرات بسیار مهمی بر صنایع و مشاغل کانادائی (بویژه در صنایع خودروسازی) داشته باشد که در حال حاضر این امر به صورت ملموس از چالش های فعلی دولتمردان کانادائی است.


تاثیرات محیطی بر سازمان ها

بدیهی است که یکی از علل وجود تغییرات گسترده در شرایط کسب و کار که می بایست مورد نظر مدیران قرار داشته باشد، تغییرات و تاثیرات ناشی از فنآوری(technology) است، به گونه ای که تمامی فعالیت های یک سازمان را میتواند در برگیرد. در عین آنکه تغییرات در فنآوری باعث افزایش کارائی در سازمان میشود، همچنین میتواند موجب بهبود شیوه و روشهای ارائه خدمات به مشتریان نیز گردد.
برای مثال استفاده از سیستم های خدمات Online در نظام بانکداری نوین، علاوه بر افزایش کارائی بانک ها، موجب سهولت دسترسی مشتریان به خدمات بانکی در اسرع وقت(در تمامی اوقات) و درهر نقطه ای از سطح دنیا، بدون محدودیت های جغرافیایی شده است. یا فرضا با به کارگیری سیستم و مدارهای الکترونیکی و کامپیوتری به صورت on-board در اتومبیل های امروزی، موجب سهولت کار تکنیسین ها در کارگاه های تعمیراتی شده، به طوری که ایشان میتوانند در اسرع وقت و صرفا با اتصال به این سیستم و شبکه، از چگونگی عملکرد ماشین و موتور آن مطلع شده و بدون اتلاف وقت نسبت به رفع عیب آن اقدام نمایند.
اما شاید بتوان گفت که مهمترین تغییرات ناشی از فنآوری در عرصه تجارت و تعریف فعالیت های کسب و کار از طریق اینترنت و به صورت آنلاین است که با تعریف استاندارد از آن، می توان آن را در قالب تجارت الکترونیک(E-Commerce) بیان کرد. در این سیستم، کالاها و خدمات در قالب web site جهت فروش ارائه میشوند و مشتریان میتوانند به صورت آنلاین آنها را سفارش داده و خریداری نمایند. درکنار آن اصطلاح دیگری نیز با عنوان E-Business ،که همان “کسب وکار از طریق اینترنت” است، شکل گرفته است. در این سیستم اخیر، تمامی فعالیت های شرکت و سازمان بر پایه اینترنت((Internet-based enterprise بنا گذاشته میشود. در این شرایط در همه فرایند های سازمانی از قبیل طرح ریزی و برنامه ریزی، ارتباطات با مشتریان، کارکنان، تامین کنندگان و شرکا، همچنین طراحی و تولید نیز از قابلیت های اینترنت استفاده میشود. علاوه بر آن، اصطلاح e-organization ویا e-orgs نیز به مفهوم کاربرد تمام عیار e-business در یک سازمان است.


تاثیر تغییرات محیطی بر مدیران

امروزه بسیاری از سازمان ها، از طریق به کارگیری سیستم های نوین آنلاین و اینترنتی، به “مراکز ارتباطاتی” (communication centers) تبدیل شده اند که با استفاده از سیستم های یکپارچه (integrated systems) ، تمامی کانال های اطلاعاتی آنها مانند تلفن، فاکس،کامپیوتر و دستگاه های اسکن و پرینتر به یکدیگر متصل هستند. این امر میتواند موجب دسترسی سهل و سریع مدیران به اطلاعات مورد نظر و نهایتا تسریع در فرایند تصمیم سازی ایشان گردد. همچنین مدیران میتوانند با بهره گیری از قابلیت های این سیستم های نوین، اهداف و برنامه های سازمانی و حیطه مشاغل کارکنان را به شکلی بهتر و مناسب تر تعریف کرده و به صورت موثر آنها را مورد پایش قرار دهند. به طور کلی میتوان گفت که قابلیت های “فنآوری اطلاعات” (information technology) باعث سهولت و کارائی بیشتر مدیران در حیطه فعالیت های چهار گانه ایشان (برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و رهبری) شده است.
در گذشته به جهت کنترل و مراقبت مدیران از فرایندها و فعالیت های اجرائی و تولیدی، اغلب دفاتر مدیران نزدیک و یا در داخل سایت کارخانه و یا کارگاه در نظر گرفته میشد تا از این طریق بتوانند ضمن سرکشی وکنترل، حضور مستقیم و رودررو با کارکنان داشته باشند، اما امروزه با کمک فنآوری اطلاعات و سیستم های جدید ارتباطی، مدیران می توانند از راه دور نظارت و پایش نسبت به فرایندهای سازمان داشته باشند و نظرات و مشورت های خود را از این طریق اعمال نمایند. با این وجود، اثربخشی اینگونه مکانیزم های جدید ارتباطی و میزان کارائی آن در تحقق اهداف و برنامه های سازمان از جمله چالش های روز مدیران محسوب می شود.
به هر حال مدیران دنیای کسب و کار امروز، می بایست با این شیوه های مدرن آشنا شده و بتوانند به واسطه آموزشهای ویژه، خود وکارکنان سازمان را در استفاده موثر از این مکانیزم های نوین آماده نمایند.
مجید جانفرسا ـ مشاور ارشد سیستم های مدیریت است .

ایمیل نویسنده: janfarsa@yahoo.com