شهروند ۱۱۷۵-۱ می۲۰۰۸
(Modern Business Management )
اندازه سازمان (size of organization)
آیا شما نیز مانند بسیاری، تصور می کنید که وظائف مدیریت در یک سازمان و کسب وکار کوچک ـ مثلا یک کارگاه ـ با وظائف مدیریت در یک سازمان بزرگ مانند روزنامه Globe & Mail متفاوت است؟ در واقع پاسخ این سئوال به تعریف سازمان کوچک و بزرگ و مسئولیت های مدیریتی در اینگونه سازمان ها بستگی دارد. با وجود آن که تعریف معین و مشخصی از “کسب و کار کوچک” (small business) وجود ندارد (به دلیل نبود تعریف مشخص از کوچک بودن)، اما میتوان یک سازمان را به لحاظ “تعداد کارکنان”، “فروش سالانه” و یا “میزان سرمایه” دسته بندی کرد. بر این مبنا، میتوان کسب وکار کوچک، و یا به تعبیری، مجموعه های کوچک و متوسط SME(small & medium size enterprise)را مجموعه اقتصادی با تعداد کارکنان کمتر از ۵۰۰ نفر تعریف کرد.
اگر چه ممکن است سازمان های کوچک در مقایسه با سازمان های بزرگ قابل ملاحظه نباشند، اما مجموعه کسب و کارهای کوچک، نقش موثر و بسزائی در توسعه اقتصادی کشورها در سطح جهانی دارند. در کانادا اینگونه شرکت ها، سهم موثری در توسعه مشاغل در بخش های صنعتی و خدماتی بر عهده دارند و این امر در سایر کشورهای اقتصادی صاحب نام مانند امریکا، چین، ژاپن، کره جنوبی، تایوان و انگلیس مصداق دارد.
شاید بتوان مهمترین نقش مدیریتی را در کسب و کارهای کوچک “سخنگو و نماینده سازمان” بودن ایشان در خارج از شرکت و مجموعه قلمداد نمود. چرا که در اینگونه سازمان ها، اغلب، وقت مدیران صرف برقراری جلسات با مشتریان، هماهنگی مسائل مالی و سرمایه ای شرکت با بانک ها، شناسائی موقعیت ها و فرصت های توسعه بازار، محصولات و تغییر و تحول میشود. از این رو مدیران سازمان های کوچک اغلب، در بیرون از شرکت فعالیت های خود را دنبال می کنند.
در مقابل، مدیران سازمان ها و شرکت های بزرگ (با تعداد کارکنان بیش از ۵۰۰ نفر)، به لحاظ پرداختن به مسائل داخلی، اغلب اوقات خود را صرف فعالیت های داخل سازمان می کنند. چرا که نقش ایشان در این حجم از کسب وکار ، عمدتاً در ارتباط با “تخصیص منابع” (resources allocation) به شکل معقول و متناسب در واحدهای مختلف سازمان قرار می گیرد.
یکی از وظائف قابل توجه مدیران در شرکت های کوچک، “کارآفرینی” (entrepreneurship) و ایجاد فرصت های جدید و هدایت آنها در داخل سازمان است. در حالی که این امر، نزد مدیران شرکت های بزرگ از درجه اهمیت بالائی برخوردار نیست. همچنین به لحاظ پیچیده نبودن روابط سازمانی در شرکت های کوچک، معمولا این شرکت ها از ساختار سازمانی ساده ای برخوردار بوده و ارتباطات نزدیکی بین کارکنان و مدیر برقرار است.
در سازمان های بزرگ، به جهت وجود حجم بالائی از فعالیت ها در شرکت، ضرورت توجه بیشتر به نقش مدیران در برنامه ریزی و کنترل و پایش(planning ,control & monitoring) در راستای اهداف و جهت گیری های سازمان وجود دارد وحضور فعال مدیران در مباحث گروهی و رفع منازعات درون و برون سازمانی از جایگاه خاصی برخوردار است.
در حالی که کنترل و پایش در شرکت های کوچک توسط مدیر، به صورت “حضور و مشاهده مستقیم” انجام می شود، این امر در شرکت های بزرگ غالبا از طریق برنامه های کامپیوتری و با بهره گیری از سیستم های مدرن صورت میگیرد.
همانطوری که مشاهده می شود، اساساً تفاوتی بین مسئولیت های مدیر در یک سازمان بزرگ و کوچک وجود ندارد، بلکه آنچه متفاوت به نظر میرسد، تاکید بر میزان و درجه اهمیت نقش مدیران در هر یک از این مسئولیت ها است که به لحاظ حجم فعالیت های سازمانی و میزان پیچیدگی آنها در سامان های کوچک و بزرگ، به صورت های مختلف و در زمان های متناسب به انجام می رسد.

مفاهیم مدیریت (management concepts)

یکی از عوامل تاثیرگذار در تعیین وظائف و نقش مدیران، چگونگی شکل گیری و پذیرش مفاهیم مدیریتی در کشورها و فرهنگ های مختلف است. بر اساس مطالعات انجام شده، با وجود روند رو به رشد جهانی شدن و تسهیل مبادلات و مشارکت های اقتصادی و تجاری در سطح دنیا، این مفاهیم در کشورهای صنعتی و در حال توسعه متفاوت است. از این رو به لحاظ تفاوت های فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و اقتصادی، وظائف و نقش قابل قبول و پذیرفته شده مدیران در کشورهائی مانند کانادا، امریکا، انگلیس و استرالیا با کشورهائی از قبیل چین و هند یکسان نخواهد بود.

تصمیم سازی و تحول

آخرین عامل تاثیرگذار در نقش مدیران که از دو فاکتور “تصمیم سازی” و “تحول” تشکیل شده است، غالباً در ارتباط با فعالیت تمامی مدیران در کسب و کارهای مختلف قرار می گیرد. چرا که مدیران در ارتباط با تمامی امور مانند برقراری اهداف سازمانی، ساختار شرکت، ایجاد انگیزش و زمینه سازی تشویق و ترغیب کارکنان، و چگونگی کنترل و پایش عملکردهای سازمانی، همواره میبایست تصمیمی معقول و متناسب اتخاذ نمایند. در این فرایند، بهترین مدیران کسانی هستند که اطلاعات مناسب و دقیق را در اختیار گرفته و با توجه به شرایط، بهترین و مناسبترین اقدام را بر می گزینند.
از سوئی دیگر، همانطوری که میدانیم، سازمان های امروزی در فضائی کاملا دینامیک و متغیر فعالیت می کنند، لذا “مدیریت بحران” (chaos management) یک اصل بلامنازع در مدیریت نوین محسوب میشود. از این رو مدیران موفق در دنیای متحول امروز، تغییرات را به خوبی دریافت کرده و عکس العمل های متناسب و منطقی سازمان را برنامه ریزی و اجرا می کنند. برای مثال ایشان تغییرات تکنولوژیکی و ضرورت استفاده از آنها را درک نموده، و در مقابل از مقاومت کارکنان نسبت به تغییر و تحول مطلع بوده و با برنامه ریزی صحیح نسبت به پذیرش شرایط جدید از سوی کارکنان و انطباق با آن، اقدام میکنند.

مجید جانفرسا ـ مشاور ارشد سیستم های مدیریت است.


شهروند ۱۱۷۵-۱ می۲۰۰۸

(Modern Business Management )

اندازه سازمان (size of organization)

آیا شما نیز مانند بسیاری، تصور می کنید که وظائف مدیریت در یک سازمان و کسب وکار کوچک ـ مثلا یک کارگاه ـ با وظائف مدیریت در یک سازمان بزرگ مانند روزنامه Globe & Mail متفاوت است؟ در واقع پاسخ این سئوال به تعریف سازمان کوچک و بزرگ و مسئولیت های مدیریتی در اینگونه سازمان ها بستگی دارد. با وجود آن که تعریف معین و مشخصی از “کسب و کار کوچک” (small business) وجود ندارد (به دلیل نبود تعریف مشخص از کوچک بودن)، اما میتوان یک سازمان را به لحاظ “تعداد کارکنان”، “فروش سالانه” و یا “میزان سرمایه” دسته بندی کرد. بر این مبنا، میتوان کسب وکار کوچک، و یا به تعبیری، مجموعه های کوچک و متوسط SME(small & medium size enterprise)را مجموعه اقتصادی با تعداد کارکنان کمتر از ۵۰۰ نفر تعریف کرد.
اگر چه ممکن است سازمان های کوچک در مقایسه با سازمان های بزرگ قابل ملاحظه نباشند، اما مجموعه کسب و کارهای کوچک، نقش موثر و بسزائی در توسعه اقتصادی کشورها در سطح جهانی دارند. در کانادا اینگونه شرکت ها، سهم موثری در توسعه مشاغل در بخش های صنعتی و خدماتی بر عهده دارند و این امر در سایر کشورهای اقتصادی صاحب نام مانند امریکا، چین، ژاپن، کره جنوبی، تایوان و انگلیس مصداق دارد.
شاید بتوان مهمترین نقش مدیریتی را در کسب و کارهای کوچک “سخنگو و نماینده سازمان” بودن ایشان در خارج از شرکت و مجموعه قلمداد نمود. چرا که در اینگونه سازمان ها، اغلب، وقت مدیران صرف برقراری جلسات با مشتریان، هماهنگی مسائل مالی و سرمایه ای شرکت با بانک ها، شناسائی موقعیت ها و فرصت های توسعه بازار، محصولات و تغییر و تحول میشود. از این رو مدیران سازمان های کوچک اغلب، در بیرون از شرکت فعالیت های خود را دنبال می کنند.
در مقابل، مدیران سازمان ها و شرکت های بزرگ (با تعداد کارکنان بیش از ۵۰۰ نفر)، به لحاظ پرداختن به مسائل داخلی، اغلب اوقات خود را صرف فعالیت های داخل سازمان می کنند. چرا که نقش ایشان در این حجم از کسب وکار ، عمدتاً در ارتباط با “تخصیص منابع” (resources allocation) به شکل معقول و متناسب در واحدهای مختلف سازمان قرار می گیرد.
یکی از وظائف قابل توجه مدیران در شرکت های کوچک، “کارآفرینی” (entrepreneurship) و ایجاد فرصت های جدید و هدایت آنها در داخل سازمان است. در حالی که این امر، نزد مدیران شرکت های بزرگ از درجه اهمیت بالائی برخوردار نیست. همچنین به لحاظ پیچیده نبودن روابط سازمانی در شرکت های کوچک، معمولا این شرکت ها از ساختار سازمانی ساده ای برخوردار بوده و ارتباطات نزدیکی بین کارکنان و مدیر برقرار است.
در سازمان های بزرگ، به جهت وجود حجم بالائی از فعالیت ها در شرکت، ضرورت توجه بیشتر به نقش مدیران در برنامه ریزی و کنترل و پایش(planning ,control & monitoring) در راستای اهداف و جهت گیری های سازمان وجود دارد وحضور فعال مدیران در مباحث گروهی و رفع منازعات درون و برون سازمانی از جایگاه خاصی برخوردار است.
در حالی که کنترل و پایش در شرکت های کوچک توسط مدیر، به صورت “حضور و مشاهده مستقیم” انجام می شود، این امر در شرکت های بزرگ غالبا از طریق برنامه های کامپیوتری و با بهره گیری از سیستم های مدرن صورت میگیرد.
همانطوری که مشاهده می شود، اساساً تفاوتی بین مسئولیت های مدیر در یک سازمان بزرگ و کوچک وجود ندارد، بلکه آنچه متفاوت به نظر میرسد، تاکید بر میزان و درجه اهمیت نقش مدیران در هر یک از این مسئولیت ها است که به لحاظ حجم فعالیت های سازمانی و میزان پیچیدگی آنها در سامان های کوچک و بزرگ، به صورت های مختلف و در زمان های متناسب به انجام می رسد.

مفاهیم مدیریت (management concepts)

یکی از عوامل تاثیرگذار در تعیین وظائف و نقش مدیران، چگونگی شکل گیری و پذیرش مفاهیم مدیریتی در کشورها و فرهنگ های مختلف است. بر اساس مطالعات انجام شده، با وجود روند رو به رشد جهانی شدن و تسهیل مبادلات و مشارکت های اقتصادی و تجاری در سطح دنیا، این مفاهیم در کشورهای صنعتی و در حال توسعه متفاوت است. از این رو به لحاظ تفاوت های فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و اقتصادی، وظائف و نقش قابل قبول و پذیرفته شده مدیران در کشورهائی مانند کانادا، امریکا، انگلیس و استرالیا با کشورهائی از قبیل چین و هند یکسان نخواهد بود.

تصمیم سازی و تحول

آخرین عامل تاثیرگذار در نقش مدیران که از دو فاکتور “تصمیم سازی” و “تحول” تشکیل شده است، غالباً در ارتباط با فعالیت تمامی مدیران در کسب و کارهای مختلف قرار می گیرد. چرا که مدیران در ارتباط با تمامی امور مانند برقراری اهداف سازمانی، ساختار شرکت، ایجاد انگیزش و زمینه سازی تشویق و ترغیب کارکنان، و چگونگی کنترل و پایش عملکردهای سازمانی، همواره میبایست تصمیمی معقول و متناسب اتخاذ نمایند. در این فرایند، بهترین مدیران کسانی هستند که اطلاعات مناسب و دقیق را در اختیار گرفته و با توجه به شرایط، بهترین و مناسبترین اقدام را بر می گزینند.
از سوئی دیگر، همانطوری که میدانیم، سازمان های امروزی در فضائی کاملا دینامیک و متغیر فعالیت می کنند، لذا “مدیریت بحران” (chaos management) یک اصل بلامنازع در مدیریت نوین محسوب میشود. از این رو مدیران موفق در دنیای متحول امروز، تغییرات را به خوبی دریافت کرده و عکس العمل های متناسب و منطقی سازمان را برنامه ریزی و اجرا می کنند. برای مثال ایشان تغییرات تکنولوژیکی و ضرورت استفاده از آنها را درک نموده، و در مقابل از مقاومت کارکنان نسبت به تغییر و تحول مطلع بوده و با برنامه ریزی صحیح نسبت به پذیرش شرایط جدید از سوی کارکنان و انطباق با آن، اقدام میکنند.

مجید جانفرسا ـ مشاور ارشد سیستم های مدیریت است.


ایمیل نویسنده: janfarsa@yahoo.com