شهروند ۱۱۷۲ ـ ۱۰ اپریل ۲۰۰۸
مدیریت نوین کسب و کار
پس از بررسی های مقدماتی در بحث کسب و کار، در ادامه ارائه مطالب، به موضوع مدیریت و مفاهیم آن در دنیای امروز و همچنین وظائف اصلی و مهم آن در ساماندهی و سازماندهی کسب و کار خواهیم پرداخت.
تعریف مدیریت (management)
صرف نظر از سیر تاریخی شکل گیری مفهوم عام مدیریت، اصولا واژه مدیریت یا management به “فرایند”(process) به کارگیری منابع یک سازمان به صورت “کارا” (efficient) و “اثربخش” (effective) از طریق کارکنان و در جهت نیل به یک هدف مشخص تعریف میشود. همانطوری که توجه دارید، در اینجا نیز از دو واژه کلیدی “اثربخشی” و “کارائی” در تعریف مدیریت به مفهوم امروزی آن نیز استفاده شده است. از طرف دیگر، از آنجائی که هر سازمان برای رسیدن به یک “هدف” (goal) تعریف شده و مشخص، ایجاد شده تا از طریق به کارگیری کلیه منابع و امکانات موجود به آن دست یابد، این امر صرفا به واسطه نقش مدیریت (البته به شکل صحیح آن) قابل حصول خواهد بود.
عنوان و سمت مدیریت در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها، با توجه به ویژگیهای مشترک آنها مورد استفاده قرار می گیرد. این عنوان در سطوح مختلف سازمانی، مجزا از اینکه در یک سازمان خدماتی مانند بیمارستان تعیین شده و یا به عنوان عالیترین مقام اجرائی CEO(Chief Executive Officer) یک شرکت بزرگ مانند GM مشخص شده باشد، به لحاظ ماهیت و محتوا، در برگیرنده مجموعه ای از مسئولیت ها و وظائف با ویژگیهای معین میباشد. در واقع میتوان گفت که فعالیت های یک مدیر، مجموعه ای از فرایندهای متعددی است که میبایست به کمک مهارت های مشخص و قبول مسئولیت های تعیین شده به انجام رسد.
وظائف مدیریت (management activities)
با وجود فراز و نشیب هایی که طی سالهای گذشته در تعریف وظایف و مسئولیت های مدیریت، بر اساس شرایط نوین کسب و کار، در مجموع میتوان این وظائف را در چهار بخش تفکیک و دسته بندی نمود:
۱- برنامه ریزی ۲- سازماندهی ۳- رهبری ۴- کنترل
بایستی توجه داشت که با وجود تفکیک و دسته بندی مشخص این فعالیت ها از یکدیگر، مدیران در اغلب موارد میبایست آنها را به صورت توام و همزمان به انجام برسانند. به لحاظ اهمیت این امر، در این قسمت هر یک از این فعالیت ها را به صورت مشروح مورد بررسی قرار میدهیم.
برنامه ریزی (planning)
این قسمت شامل تعیین اهداف سازمانی و تبیین استراتژی های لازم جهت نیل به اهداف تعیین شده و همچنین ایجاد و توسعه برنامه های سلسله بندی شده و یکپارچه در جهت تلفیق فعالیت ها و هدایت آنها میباشد. با برقراری اهداف یک سازمان، افراد و کارکنان فعالیت های خود را همسو و هم جهت خواهند یافت.
به عنوان مثال در یک کالج دانشگاهی (به عنوان یک سازمان) می بایست اهداف روشن و مشخصی در جهت جذب دانشجو(به لحاظ کمی و کیفی) تعیین شود. برای رسیدن به این اهداف باید یک طرح ریزی عملیات و فعالیت ها در قالب (action plans) از قبیل میزان منابع مالی لازم و چگونگی بودجه ریزی و صرف هزینه ها داشته باشد.
سازماندهی (organizing)
یکی دیگر از مسئولیت های اصلی مدیریت، سازماندهی و طرح ریزی ساختار سازمانی میباشد. این مرحله شامل تعیین سمت های سازمانی برای انجام فعالیت های برنامه ریزی شده،گروه بندی و تفکیک وظائف و مسئولیت های دپارتمان ها و تیم های مختلف در سازمان، و تعیین نظام گزارش دهی و تصمیم سازی است. برای مثال در این بخش میتوان به چارت سازمانی (آرایش و طبقه بندی سمت ها و مسئولیت ها و ارتباط بین آنها)و دسته بندی مدیران (ارشد و میانی) و کارکنان بخش های مختلف جهت انجام فعالیت ها، و همچنین چگونگی نظارت و تهیه گزارشات مربوطه اشاره داشت.
رهبری (leading)
با توجه به اینکه بخش های عمده ای از یک سازمان و شرکت را افراد و کارکنان آن تشکیل میدهند، یکی از مهمترین وظائف مدیران، هدایت و هماهنگی ایشان است. در واقع از مصادیق رهبری در یک شرکت میتوان به هدایت فعالیت های کارکنان و تشویق و ترغیب ایشان در جهت نیل به اهداف سازمانی، برقراری کانال های ارتباطی موثر در داخل و خارج از سازمان، و رسیدگی به اختلافات و منازعات داخلی کارکنان و رفع مشکلات ایشان در برقراری یک فضای آرام و مطمئن اشاره نمود.
کنترل(controlling)
پس از آنکه اهداف سازمانی و نحوه دستیابی به آنها از طریق نظام و ساختاری موثر، مشخص و تعیین شد و کارکنان هر یک در موقعیت های سازمانی خود برای انجام فعالیت ها و عملیات تعریف شده، پس از انجام آموزشهای لازم قرار گرفتند، مدیران برای نظارت و اطمینان از اینکه کلیه فعالیت ها در سراسر سازمان در راستای اهداف کلی و جزئی سازمان انجام میشوند و افراد هر یک نقش خود را در حوزه مسئولیت تعیین شده به خوبی به انجام میرسانند، ضرورت داشتن یک نظام و سیستم نظارتی و کنترلی (monitoring & controlling) در سازمان مشهود میشود.
در چنین شرایطی با مراقبت و پایش مدیران نسبت به عملکرد هر یک از بخش های مختلف سازمان در جهت تحقق اهداف تعیین شده، نسبت به هرگونه انحراف از برنامه های مربوطه، با انجام فعالیت های اصلاحی لازم و متناسب اقدام خواهد شد. این شیوه نظارت و مقایسه (comparing) و تعیین اقدامات اصلاحی (correcting) را فرایند کنترل (controlling process) می گویند که از مهمترین فعالیت های مدیران در سطوح مختلف سازمان محسوب میشود.
مجید جانفرسا مشاور ارشد سیستم های مدیریت است
ایمیل نویسنده: janfarsa@yahoo.com
