شهروند ۱۱۸۶
برای چند دهه است که مفاهیم مدیریت ریسک فراگیرشده و به موضوعات اجتماعی و فرهنگی نیز می پردازد. از آن میان میتوان به نگرش مدیریت ریسک در مورد زمان اشاره کرد.
به واقع زمان را میتوان ارزشمند ترین موهبتی دانست که در نزد هر یک از ما به ودیعه گذاشته شده است . این انحصار به آن جهت است که برای هر کالایی جایگزین و جانشینی موجود است جز زمان که بی همتاست.
هر یک از ما در زندگی روزمره در تلاشیم که از موهبت زمان بالاترین بهره را ببریم و از آن به صورت والاترین عنصر حیات استفاده کنیم. پس لازم است برای استفاده بهینه آن را خوب برنامه ریزی و مدیریت کنیم. با اولویت بندی برنامه هایمان در زندگی به مثابه آن است که هر یک از ما در حال انجام چنین کاری هستیم. اما این عملیات اگر سیستماتیک شود، اثر بخشی بهتری خواهد داشت.
طراحی سئوالات زیر هر یک از ما را قادر می سازد تا با همان نگاه سیستماتیک مدیریت زمان را به خوبی عملی نماییم.
– آیا می دانید کارهایی که اصلا نباید انجام شود،کدامند و با آنها چه می کنید؟
– آیا می دانید کارهایی که دیگران بهتر از شما انجام می دهند کدامند و عکس العمل شما با این گونه کارها چیست؟
– آیا میدانید کارهایی که وقت دیگران و شما را هدر میدهند کدامند و عملکرد شما با آن موارد چیست؟
اگرتا به حال این موارد برای شما مهم نبوده و فکرتان را مشغول نکرده، یا بسیار مدیر و مدبر هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید، یا این که با خودتان تا به حال صادق نبودید.
اگر پاسخ مناسبی برای هر یک از این سئوالات نیابید در نتیجه زمانی را از دست خواهید داد که غیر قابل جبران است. برای مقابله با هر ریسکی بهتر است ابتدا منابع زمینه ساز آنها را پیدا کرد.

منابع زمینه ساز ریسک در خصوص زمان را می توان به قرار زیر برشمرد:

تلاش بیش از حد در یک کار که بدون زمانبندی مناسب باشد. تعلل کردن، به تعویق و پشت گوش انداختن، وقفه ایجاد کردن در میان یک کار و به دنبال کار دیگری رفتن، گوش ندادن به نظریات دیگران، ناتوان بودن در گفتن “نه” به خواسته های ناهمگون خود و دیگران، ناتوان بودن در نتظیم اولویتها، همه را در یک کار سهیم کردن و از دست دادن تشخیص درجه شایستگی افراد، زیاد از حد به جزئیات توجه کردن، کم توجهی به مطالب اصلی، بی برنامه بودن کم توجهی به کل کار و اهداف آن، کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود.

راه های مدیریت زمان:

اکثر مدیران موفق ژاپنی یک گزارش روزانه از کارهای خود تهیه می کنند و آن را توسط خود و همکار نزدیکشان بررسی می نمایند و آنالیز می کنند تا ببینند وقتشان کجا صرف می شود. در بعضی موارد چنانچه کار از حساسیت بالایی برخوردار باشد حتی از دوربین فیلم برداری بهره می گیرند که به ضعف های نهانی خود هم پی ببرند. نمونه زیر ارایه یک روش کار کردن معمولی و بی برنامه ریزی است که پر از اشتباه است.


فوریت زیاد
فوریت کم

در این قسمت کارها انجام میشوند اما معمولا به علت کمبود وقت به صورت نادرست و یا پر اشتباه
کارها در این قسمت گه گداری انجام می شوند اما یک مشکل یک جای دیگر ایجاد می کنند
کم اهمیت
کارها در این قسمت انجام میشوند اما وقت زیادی برای آن ها به هدر می رود
کارها در این قسمت می ماند تا اینکه فوریت یابند(بعد درست انجام نمی شوند به علت کمبود وقت)
پر اهمیت


روش کار کردن سازماندهی شده در مقابل روش ارایه شده قبلی:

فوریت زیاد
فوریت کم

این کارها را وقتی احتیاج است انجام دهید (مابین زیاد فوری و زیاد مهم)
این قسمت را نادیده بگیرید. این کارها را در وقت های مرده بین کارهای سه بخش دیگر انجام دهید.
کم اهمیت
این کارها را وقتی انجام دهید که بدن و فکر شما آماده باشد
این کارها را اول روز که سرحال هستید انجام دهید
پر اهمیت

از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌‌شوند:

۱-کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام می‌‌گیرد.
۲- کارهای مهم و غیر فوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌‌کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می‌‌اندازند.
۳- کارهای فوری و غیر مهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می‌‌شوند.
۴- کارهای کم اهمیت و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری (گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم می‌‌کنند.

موفقیت در مدیریت ریسک با توجه به عوامل زیر عملی میشود:

۱- از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید.
۲- کارها را اولویت بندی کنید.
۳- عواملی که وقت را میکشند بشناسید.
۴- راههای ایجاد وقت را فرا بگیرید.

عوامل زمینه ساز تلف وقت عبارتند از:

۱- صحبتهای کم اهمیت
۲- میهمانان ناخوانده
۳- مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
۴- روشهای غیر صحیح و عادات نادرست مطالعه
۵- تلفنهای مزاحم و غیر ضروری
۶- نداشتن انضباط کاری
۷- سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
۸- دوباره کاری
۹- ناتوانی ” نه ” گفتن به خواسته های نابجا
۱۰ – نداشتن تمرکز حواس
۱۱- عادت امروز و فردا کردن
۱۲- ترس از شکست

راههای ایجاد وقت و بر حذر بودن از ریسک:

۱- زنده کردن وقت مرده (مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در مترو یا اتوبوس می‌‌گذرد)
۲- انجام کارها به طور همزمان
۳- تنظیم کردن زمان خواب
۴- کنترل بیشتر روی وقت تفریح
۵- نه گفتن به درخواست های غیر مهم
۶- عقب انداختن کارهای غیر مهم
*فرهاد فرسادی کارشناس ارشد بیمه است

farsadi@cirmco.com